OPTIONS

Cliquez sur les pour visualiser les fenêtres correspondantes.

Lorsque votre document contient plusieurs dessins ou images, pour l'afficher et naviguer dans ce document plus rapidement, vous pouvez décocher l'option Dessins mais n'oubliez pas de cocher Espaces pour images. Ainsi chaque image sera remplacée par un cadre indiquant l'emplacement de celle-ci en lieu et place de l'image.

• Texte blanc sur fond bleu : je vous déconseille de sélectionner l'option, à moins que vous ne soyez un nostalgique du DOS.
• Retour sonore et Retour animé : ce ne sont que des options pour faire "joli" et vous pouvez tout à fait vous en passez.
• Mise à jour des liaisons à l'ouverture doit être impérativement cochée, ainsi si votre document contient un objet lié, ce dernier sera mis à jour à l'ouverture du document.
• Derniers fichiers utilisés  : je vous conseille d'indiquer 9 fichiers, ainsi en bas du menu Édition, vous aurez la liste des 9 derniers fichiers travaillés dans Word.
• Protection contre les virus contenus dans les macros : active un message d'avertissement qui s'affiche lorsque vous ouvrez un document contenant des macros, celles-ci étant susceptible de contenir des virus. Vous pouvez alors décider d'ouvrir le document avec ou sans ses macros. Il est vraiment préférable de cocher cette option, surtout si vous ouvrez des documents dont vous n'êtes pas l'auteur.

• Lors d'une sélection, sélectionner automatiquement le mot entier : peut poser problème si vous désirez sélectionner précisément une partie de mots ou de phrases, dans ce cas, décochez cette option.
• Couper-coller avec gestion d'espace : supprime les espaces en trop quand vous coupez du texte et ajoute des espaces avant et après le texte que vous collez.
• Majuscule accentuée peut-être décoché si vous préférez les majuscules sans accent.
• TAB et RET. ARR. Définissent les retraits à gauche : lorsque vous êtes en début de lignes si vous vous appuyez sur la touche Tab, vous déplacez le retrait de première ligne. Cela vous empêche d'insérer un caractère de tabulation en début de ligne. Si vous utilisez souvent les caractères de tabulations en début de lignes décochez cette option

• Brouillon : Imprime le document avec une mise en forme minimale, ce qui accélère l'impression. Certaines imprimantes ne prennent pas en charge cette option.
• Mettre à jour les champs : met à jour tous les champs d'un document avant de l'imprimer.
• Mettre à jour les liaisons : met à jour les liaisons d'un document avant de l'imprimer.
• Redimensionner A4/papier à lettres : certains pays utilisent comme standard le format A4 et d'autres le format Lettre US. Si vous activez cette case à cocher, Word adapte automatiquement le format des documents en fonction du pays concerné (transforme le format Lettre US en format A4, par exemple). Cette option n'affecte que l'impression, pas la mise en forme du document.
• Imprimer en arrière-plan : imprime les documents en arrière-plan, ce qui permet de continuer à travailler dans Word. L'impression en arrière-plan nécessite plus de mémoire système. Pour accélérer l'impression, n'activez pas la case à cocher Imprimer en arrière-plan.
• Ordre inverse : imprime les pages dans l'ordre inverse, en commençant par la dernière page. Si vous imprimez une enveloppe, n'activez pas cette case à cocher.
• Propriétés du document : imprime le résumé du document sur une page séparée, après le document lui-même.
• Codes de champ: imprime les codes de champ à la place des informations. Par exemple, imprime { DATE \@ "j MMMM aaaa" } à la place de 22 février 1997.
• Commentaires: imprime les annotations à la fin du document, en commençant sur une nouvelle page.
• Texte masqué : comme le nom l'indique, mais vous aurez que très rarement à utiliser ce genre de texte. Le seul exemple, que je connaisse, est le texte de préparation des fichiers d'aide.
• Dessins: pour ne pas imprimer les dessins créés dans Word avec la barre d'outils Dessin, désactivez la case à cocher Dessins. Lors de l'impression, Word remplace chaque dessin par un cadre vide. Les documents qui contiennent des dessins s'impriment plus rapidement si la case à cocher Dessins n'est pas activée.
• Formulaires : imprimer uniquement les données : comme son nom l'indique

Ici vous allez tout simplement indiquer vos noms vos initiales et votre adresse. Vous pourrez ainsi facilement les insérer dans le texte de vos documents.

Dans cet onglet, vous pouvez modifier les dossiers où sont rangés vos documents, vos fichiers d'images, vos modèles. Pour cela sélectionnez le type de fichier, Document par exemple, cliquez sur le bouton Changer. Une boîte de dialogue Parcourir va vous permettre de sélectionner le dossier qui contient vos documents. Procédez de la même façon pour les autres types de fichiers.

• Toujours créer une copie de sauvegarde: copie la version précédente d'un document en tant que copie de sauvegarde à chaque fois que vous enregistrez ce document. Chaque nouvelle copie remplace la précédente. Word enregistre cette copie, dont le nom de fichier porte l'extension .wbk, dans le même dossier que la version d'origine. Lorsque vous activez cette option , la case à cocher Autoriser les enregistrements rapides est automatiquement désactivée car Word ne peut créer de copie de sauvegarde qu'en effectuant un enregistrement complet.
• Autoriser les enregistrements rapides: accélère le processus d'enregistrement dans la mesure où seules les modifications apportées au document sont effectivement enregistrées. Lorsque vous avez terminé votre travail, désactivez la case à cocher, de façon à pouvoir effectuer un enregistrement complet du document. L'enregistrement complet peut diminuer la taille de votre document. À ne cocher que si votre document est de taille très importante pour accélérer le temps d'enregistrement, mais il y a des risques de pertes de données.
• Demander les propriétés du document : ouvre la boîte de dialogue lorsque vous enregistrez un document pour la première fois, ce qui vous permet d'indiquer les propriétés du document (titre, sujet, auteur, mots clés et commentaires).
• Confirmer l'enregistrement de Normal.dot : affiche un message à chaque fois que vous quittez Word, vous demandant si vous souhaitez enregistrer toute modification éventuelle apportée aux paramètres par défaut, tels que la police, les marges, les styles. Lorsque cette case à cocher est désactivée, Word enregistre automatiquement le modèle Normal, sans vous demander confirmation.
• Incorporer les polices TrueType : stocke les polices utilisées pour créer ce document, en même temps que le document lui-même. Ainsi, toute personne qui ouvre le document sur un autre ordinateur peut l'afficher et l'imprimer avec les polices qui ont servi à le créer, même si celles-ci ne sont pas installées sur son ordinateur.
• Incorporer uniquement les caractères utilisés : pour les polices TrueType de votre document, incorpore uniquement les caractères des polices que vous avez réellement utilisés dans le document, ce qui permet de diminuer la taille du fichier. Si vous avez utilisé au maximum 32 caractères d'une police, Word n'incorpore que ces caractères. L'option est disponible uniquement lorsque la case à cocher précédente est activée.
• Formulaire : enregistrez uniquement les données : enregistre les données figurant dans un formulaire sur une ligne, dont les champs sont délimités par des tabulations, afin que vous puissiez l'utiliser dans une base de données. Word enregistre ce fichier au format Texte seul.
• Autoriser les enregistrements en arrière plan : enregistre les documents en arrière-plan, de sorte que vous pouvez continuer à travailler dans Word pendant l'enregistrement d'un document. Une icône clignotante de disquette s'affiche dans la barre d'état lorsqu'un enregistrement en arrière-plan est en cours.
• Enregistrer les infos de récupération automatique toute les : crée automatiquement un fichier de restauration du document, à la périodicité que vous avez spécifiée dans la zone minutes (sélectionnez un nombre compris entre 1 et 120). En cas de coupure de courant ou si votre ordinateur se bloque (ne répond plus), ce fichier sera ouvert la première fois que vous redémarrerez Word. Le fichier de restauration automatique permet, en principe, de récupérer les informations depuis le dernier enregistrement automatique.
  • IMPORTANT : la fonction de restauration automatique ne remplace pas la commande Enregistrer ; vous devez toujours enregistrer votre document lorsque votre travail est terminé.
  • Ne désactiver pas cette option, car lorsque Word plantera (ce n'est pas si, mais quand), vous aurez tout perdu.
• Options du partagedu fichier pour : si vous tapez un mot de passe dans la zone de lecture seule, le document sera ouvert en lecture seule lorsqu'un utilisateur tapera le mot de passe correct. L'utilisateur ne peut enregistrer le fichier modifié que sous un autre nom. Si vous tapez un mot de passe dans la zone Mot de passe pour la modification, le document ne sera ouvert que lorsque l'utilisateur tapera le mot de passe correct.
  • IMPORTANT : si vous oubliez ou perdez le mot de passe de lecture seule, vous ne pouvez plus ouvrir le document. Un mot de passe peut comporter jusqu'à 15 caractères, y compris des lettres, chiffres et symboles, et respecte la casse.
• Lecture seule recommandée : à l'ouverture du fichier, affiche un message recommandant aux utilisateurs d'ouvrir le document en lecture seule. Si une personne ouvre ce document en lecture seule et le modifie, elle doit l'enregistrer sous un nom différent. Vous pouvez activer la case à cocher Lecture seule recommandée sans définir de mot de passe.

• Vérifier l'orthographe au cours de la frappe : comme son nom l'indique. Les fautes d'orthographe seront soulignées d'un trait ondulé rouge.
• Masquer les fautes d'orthographe : le soulignement rouge n'est pas visible.
• Toujours suggérer : indique dans le menu contextuel (clic-droit) les différentes propositions pour la correction.
• À partir du dictionnaire principal uniquement : corrige en utilisant uniquement le dictionnaire principal et non les dictionnaires personnels. Désactivez cette case à cocher si vous souhaitez que Word se réfère à tous vos dictionnaires.
• Les options Ignorer les mots en Majuscules, les mots avec chiffres, les chemins d'accès aux fichiers sont très explicites. Je vous conseille fortement de les cocher toutes.
• Dans la liste Dictionnaire personnel, vous avez la liste des dictionnaires. Lors d'une vérification de l'orthographe, Word utilise, outre le dictionnaire principal, les dictionnaires personnels de cette liste. Lorsque vous cliquez sur Ajouter au cours d'une vérification de l'orthographe, Word ajoute votre nouvelle entrée au dictionnaire sélectionné dans la liste Dictionnaire personnel.
• Vérifier la grammaire au cours de la frappe : comme son nom l'indique. Les fautes de grammaire seront soulignées d'un trait ondulé vert. Je vous déconseille fortement de la cocher, elle utilise beaucoup de ressources et ralenti énormément votre travail.
• Masquer les fautes de grammaire : le soulignement vert n'est pas visible.
• Afficher les statistiques de lisibilité : Word affiche la boîte de dialogue 'Statistiques de lisibilité' à l'issue de la vérification de la grammaire. Franchement décochez la, à moins que vous n'écriviez un discours.
• Règle de style : permet d'affiner la correction. Le bouton Paramètres permet de personnaliser le style d'écriture et les règles de grammaire.
• Vérifier le document : lance la correction
• Le bouton Dictionnaire permet de créer, modifier les dictionnaires personnels. En cliquant dessus, une nouvelle boîte de dialogue apparaît.
• Dans la liste Dictionnaires personnels, vous cochez les dictionnaires qui seront utilisés pour la correction orthographique.
  • Le bouton Nouveau crée un nouveau dictionnaire.
  • Le bouton Modifier permet d'ajouter ou supprimer les mots du dictionnaire sélectionné dans la liste Dictionnaires personnels.
  • Le bouton Ajouter permet d'ajouter un dictionnaire existant déjà.
  • Le bouton Supprimer permet de supprimer un dictionnaire de la liste.

Un dictionnaire personnel est tout simplement un fichier texte avec l'extension .dic. Lorsque vous cliquez sur le bouton Modifier vous ouvrez le dictionnaire sélectionné dans la liste. Celui-ci se présente avec une liste de mots l'un au-dessous de l'autre. Vous pouvez en supprimer (supprimez la ligne entière) ou en ajouter (Entrée pour changer de ligne puis inscrivez votre mot). Chaque mot doit être sur une ligne unique. Lorsque vous refermez votre dictionnaire, retournez cocher l'option Vérifier l'orthographe au cours de la frappe dans Option/Grammaire et Orthographe.